Aziende e digital transformation: l’importanza di automatizzare la gestione delle spese

La trasformazione digitale è divenuta fondamentale per le aziende che vogliono crescere. Negli ultimi anni si è assistito a un incremento degli investimenti relativi alla digital transformation e in buona parte dei casi l’obiettivo è stato giungere a una più efficiente gestione delle spese. L’indagine Epson Business Efficiency Report mette in luce un quadro preoccupante. Prendendo in esame un campione variegato di società europee attive in settori differenti, è stato possibile stimare una perdita di circa 60 miliardi di euro l’anno dovuta a una inefficiente gestione delle spese aziendali.
Analizzando più in dettaglio la situazione locale, il nostro paese si classifica al quarto posto con una perdita complessiva di circa 7,8 miliardi di euro ogni anno. Questo dato dovrebbe far riflettere e sensibilizzare tutte le realtà aziendali a un’ottimizzazione delle spese. Lo stesso rapporto segnala infatti che in Italia basterebbe aumentare l’efficienza di cinque punti percentuale per ottenere un incremento dei ricavi del 4% e un incremento degli utili per circa 31 miliardi di euro.
Anche i dati emersi dall’indagine di Travel for business in merito alle spese per i viaggi aziendali evidenziano una gestione non ottimale. Secondo quanto emerso da questo studio, oltre la metà delle aziende effettuerebbero un controllo sulle spese sostenute dai dipendenti per i viaggi di lavoro solo a posteriori. Solo il 5% delle aziende dispongono al momento di un sistema digitalizzato che consente loro di tenere sotto controllo in tempo reale il denaro speso dai lavoratori.

Ottimizzare le spese aziendali: semplificazione e automatizzazione 

La gestione inefficiente delle spese è per le aziende una delle principali cause di spreco di denaro. Giungere a un’ottimizzazione delle spese aziendali è possibile, è necessario però che le società siano disposte a modificare le loro tradizionali pratiche di gestione dei flussi di denaro e che siano pronte a investire sulla digital transformation.
Alcune aziende hanno ancora delle persone addette al controllo manuale delle spese effettuate dai dipendenti. I professionisti consegnano le ricevute che attestano le spese, queste vengono controllate una a una e, una volta verificato che tutto sia corretto, vengono rimborsate dall’azienda.
Questo sistema porta a un allungamento dei tempi di rimborso e complica la contabilità, introducendo un più alto rischio di commettere errori. Il controllo manuale rende inoltre più difficile gestire la contabilità generale, portando in alcuni casi a sottostimare l’impatto che le spese effettuate dai dipendenti hanno sul bilancio dell’azienda.
Al fine di migliorare la gestione delle spese le aziende possono optare per l’utilizzo di una piattaforma digitale, attraverso la quale tenere sotto controllo tutte le transazioni, la somma di denaro ancora disponibile e il totale delle spese effettuate suddivise per categorie. Ai dipendenti possono essere consegnate delle carte di pagamento aziendali, in modo che ciascun professionista abbia la somma di denaro che gli spetta e che ci sia al tempo stesso una procedura più snella per il controllo delle spese.

Le soluzioni di Soldo per la gestione delle spese aziendali

Soldo ha reso disponibili degli strumenti pensati appositamente per le aziende che hanno compreso l’importanza dell’ottimizzazione e che desiderano puntare su un aumento dell’efficienza. Questa società mette a disposizione dei suoi clienti una piattaforma digitale per la gestione delle spese, con numerosi strumenti per tenere traccia di tutti i movimenti economici e con un’interfaccia grafica intuitiva.
Accedendo alla piattaforma sia i singoli professionisti che i dirigenti potranno verificare in tempo reale le spese che sono state effettuate, l’ammontare complessivo di denaro speso e il totale ancora presente. Utilizzando i filtri presenti sulla piattaforma è possibile suddividere le spese in diverse categorie e anche stabilire quali spese possono essere effettuate con il denaro aziendale.
Per semplificare al massimo la gestione e l’utilizzo del denaro, ai singoli professionisti possono essere affidate le carte di pagamento Soldo. Si tratta di carte prepagate fisiche o virtuali che i dipendenti possono utilizzare per effettuare acquisti fisicamente oppure online. Dalla piattaforma è possibile vedere la somma rimanente su ciascuna carta ed effettuare delle ricariche istantanee in caso di necessità.